Məlumat-arayış sənədləri

Əlbəttə, təqdim olunan mətni mənanı saxlamaqla sinonim sözlər və ifadələrlə yenilənmiş formada aşağıda təqdim edirəm:

Protokol

Protokol – toplantı, iclas və ya müşavirə əsnasında idarəetmə ilə bağlı qərarların qəbulu gedişatını və yekun qərarları özündə əks etdirən bir sənəddir.

Protokol, iclas ərzində sənədləşməyə cavabdeh olan əməkdaş tərəfindən tərtib olunur. Həmin əməkdaş iclas boyunca iştirakçıların mülahizələrini qeyd edir və səs yazma cihazına həkk edir.

Adətən, iclasdan əvvəl müəyyən hazırlıq tədbirləri həyata keçirilir: iştirakçılara iclasın gündəliyindəki mövzularla bağlı informativ materiallar təqdim olunur.

Protokol qurumun daxili blankında hazırlanmalı və onda aşağıdakı zəruri elementlər (rekvizitlər) olmalıdır:

• Qurumun adı;
• Sənədin növü;
• Sənədin tarixi (iclasın baş tutduğu tarix);
• Sənədin qeydiyyat nömrəsi;
• Sənədin tərtib edildiyi məkan (iclasın keçirildiyi yer);
• Protokolun başlığı;
• Protokolun mətni;
• İmzalar.

Protokolun tarixi olaraq iclasın (müşavirənin, toplantının) keçirildiyi gün qəbul olunur.

Protokolun mətni iki hissədən təşkil olunur: giriş və əsas hissə.

Giriş hissəsi dəyişməz məlumatları ehtiva edir: “SƏDR”, “KATİB”, “İŞTİRAK EDƏNLƏR” və dəyişkən məlumatlar: sədr, katib və qatılanların soyadları və adları. İştirak edənlərin sayı çox olduqda, onların siyahısı ayrıca vərəqdə tutulur və protokola əlavə edilir, yaxud sadəcə iştirakçıların ümumi sayı göstərilir. Bundan əlavə, protokolun giriş bölümündə iclasın gündəliyi də əks olunur. İclasın gündəliyinə müzakirəsi nəzərdə tutulan mövzular daxildir. Mövzular ərəb rəqəmləri ilə nömrələnir və əhəmiyyət dərəcəsinə görə sıralanır. Hər bir mövzu yeni sətirdən başlanır.

Protokolun əsas hissəsi iclasın gündəliyinə müvafiq olaraq ayrı-ayrı bəndlərdən ibarətdir. Gündəliyə daxil edilən hər bir mövzunun müzakirəsi aşağıdakı sxemə əsasən qeydə alınır:

• DİNLƏNİLDİ:
• ÇIXIŞ ETDİLƏR:
• QƏRARA ALINDI:

Gündəlikdəki mövzunun sıra nömrəsi “DİNLƏNİLDİ” sözündən əvvəl qoyulur, iki nöqtədən sonra yeni sətirdən məruzəçinin adı və soyadı yazılır və tire işarəsindən sonra çıxışın qısa xülasəsi verilir.

Akt

Akt – müəyyənləşdirilmiş faktları doğrulayan və bir neçə şəxsin qatılımı ilə hazırlanan sənəddir.

Aktlar daimi fəaliyyət göstərən və ya qurumun rəhbəri tərəfindən xüsusi olaraq təyin edilmiş komissiya vasitəsilə fərqli əsaslara görə tərtib olunur. Aktların tərtibinin səbəblərinə bunlar aid ola bilər: əsas vəsaitlərin balansdan silinməsi aktı, yoxlama aktı, təhvil-təslim aktı, işlərin qəbulu aktı, inventarizasiya aktı və s.

Akt ümumi blankda tərtib olunur. Əgər akt xarici quruma təqdim ediləcəksə, o zaman aktda qurumun hüquqi ünvanı da göstərilməlidir. Aktın rekvizitləri aşağıdakı kimi olmalıdır:

• Qurumun adı;
• Sənəd növünün adı;
• Sənədin tarixi;
• Sənədin qeydiyyat nömrəsi;
• Sənədin tərtib olunduğu məkan;
• Aktın başlığı;
• Aktın mətni;
• Akta olan əlavələr haqqında qeyd;
• İmzalar.

Aktın mətni giriş və təsviri hissələrdən ibarət olmalıdır.

Giriş hissəsində aktın tərtib olunmasına əsas verən səbəb göstərilir (hər hansı sənədə istinad, təsərrüfat əməliyyatı və s.). Təsviri hissədə aktın tərtib edilməsinin məqsəd və vəzifələri, görülmüş işin mahiyyəti və xarakteri, aşkar edilmiş faktlar, eləcə də yekunlar və təkliflər ifadə olunur.

Aktın başlığı həmin aktdakı mövzunu qısa şəkildə bildirməli və adlıq halda məsdərlə ifadə olunmalıdır (məsələn: “Məktəblərin yeni tədris ilinə hazırlığının yoxlanılması”).

Aktın tərtib edildiyi yer və tarix sənəddə qeyd olunan hadisənin yeri və tarixinə eyni olmalıdır.

Akt mətninin sonunda (imzalardan əvvəl) aktın nüsxələrinin sayı və onların saxlandığı yer barədə məlumat əlavə edilir.

Akt onun hazırlanmasında iştirak edən bütün şəxslər tərəfindən imzalanır. Bu zaman imza atan şəxslərin tutduqları vəzifələr də göstərilir.

Aktı tərtib edənlərin və bu işdə iştirak edənlərin xüsusi rəyləri olarsa, həmin rəylər imzalardan sonra və ya ayrı bir vərəqdə qeyd olunur.

Məktub, Teleqram və Telefonoqramlar

Məktublar istəyin (müraciətin), ona verilən cavabın, eləcə də informasiya məzmunlu məlumatların bildirilməsi üçün və adətən bir mövzuya dair yazılır.

Müşayiət məktubları isə icra üçün göndərilən sənədin icra xarakterinə və ya göndərilmə məqsədinə dair əlavə açıqlama tələb olunduğu hallarda hazırlanır.

Məktubun mətni bir-biri ilə məntiqi əlaqəsi olan iki hissədən ibarət olmalıdır. Birinci hissədə məktubun yazılmasına zəmin yaradan faktlar, hadisələr və ya sənədlər (qeydiyyat nömrəsi və tarixi ilə birlikdə) təsvir edilir, ikinci hissədə isə nəticələr, təkliflər və ya xahişlər qeyd olunur.

Teleqraf yazışması yalnız təxirəsalınmaz məsələlərlə bağlı aparılır. Müraciətə cavab verilərkən teleqram mətnindən əvvəl həmin müraciətin nömrəsi qeyd olunur. Mətnin sonunda (imzaya əlavə olaraq) çıxış nömrəsi yazılır.

Teleqramlar iki nüsxədə çap edilir və icraçı tərəfindən vizalanır. İmzalandıqdan sonra teleqramlar göndərilmək üçün kargüzarlıq şöbəsinə təhvil verilir. Teleqramda sözlər hecalara bölünmədən və heç bir düzəliş edilmədən yazılmalıdır. İmza yeni sətirdə qeyd olunur və möhürlə təsdiqlənir.

Telefonoqramlardan ölkə, şəhər və ya rayon daxilində telefon vasitəsilə məlumat ötürmək üçün istifadə edilir. Telefonoqram ötürülərkən aşağıdakılar qeyd olunur: kimə ünvanlanır, telefonoqramı imzalayan şəxsin vəzifəsi və soyadı, telefonoqramın verildiyi tarix və saat, mətni ötürən şəxsin vəzifəsi və soyadı, təşkilatın əlaqə nömrəsi.

Arayışlar və Məlumat Vərəqələri

Arayışlar – hadisələrin və ya faktların təsvirini və ya doğruluğunu bildirən sənədlərdir.

Rəhbərliyin müraciətinə əsasən hazırlanan və qurumun təsərrüfat fəaliyyəti ilə bağlı olan arayışlar (məsələn, malların satışının dinamikası haqqında) onu tərtib edən şəxs və ya struktur bölmə rəhbəri tərəfindən imzalanaraq qurumun blankında hazırlanır.

Digər qurum və təşkilatların müraciəti əsasında hazırlanan arayışlar isə müəssisə rəhbəri tərəfindən imzalanır. Əgər arayışda maliyyə məzmunlu məlumatlar varsa, sənəd müəssisə rəhbəri və baş mühasib tərəfindən imzalanmalı və möhürlənməlidir.

Arayışın və məlumat vərəqəsinin mətni iki hissədən təşkil olunmalıdır. Birinci hissədə sənədin hazırlanmasına səbəb olan faktlar, ikinci hissədə isə yekunlar və təkliflər qeyd edilir.

Arayışda və ya məlumat vərəqəsindəki məlumatın aid olduğu tarix və ya dövr başlığa daxil edilməlidir (məsələn: “______ il tarixinə olan vəziyyətə əsasən payız əkini işlərinə hazırlığın gedişi barədə”).

Arayışın və ya məlumat vərəqəsinin sağ yuxarı küncündə arayışın təqdim edildiyi qurumun adı yiyəlik halda göstərilir.

Əgər arayışda bir neçə mövzu haqqında məlumat verilirsə, onun mətni ərəb rəqəmləri ilə nömrələnmiş hissələrə ayrılır. Hər hissənin öz başlığı olur. Arayışın mətnində rəqəmli məlumatlar çoxdursa, onlar cədvəl şəklində də verilə bilər.

İstehsalatla bağlı arayışlar və məlumat vərəqələri iki nüsxədə tərtib edilir. Bir nüsxəsi müraciət edənə göndərilir, digəri isə işdə saxlanılır.

Əksər hallarda arayışlar işçilərin müəssisədə çalışmalarını və əmək haqlarını təsdiqləmək məqsədilə tərtib edilir. Qurumun rəhbəri işçilərin müraciəti əsasında onlara iş yeri haqqında arayışlar verməlidir. Arayışda əməkdaşın vəzifəsi, vəzifə maaşı, ixtisası və iş müddəti qeyd olunmalıdır. Bu tip arayışlar yiyəlik halda işçinin soyadı, adı və ata adı (tam şəkildə) ilə başlayır və bir nüsxədə hazırlanır.

Xidməti Məktublar

Xidməti məktub – qurumun rəhbərinə və ya struktur bölmənin müdirinə ünvanlanan və məzmununda müəyyən məsələlərlə bağlı geniş açıqlama, yekun və rəyləri ehtiva edən sənəddir.

Xidməti məktub (idarə rəhbərinə ünvanlanan) standart vərəqdə əl ilə və ya kompüterdə tərtib edilərək müəllif tərəfindən imzalanır.

Xidməti məktubların rekvizitləri bunlardır:

• Struktur bölmənin adı;
• Sənəd növünün adı;
• Sənədin tarixi;
• Sənədin qeydiyyat nömrəsi;
• Sənədin başlığı;
• Sənədin mətni;
• İmza;
• Sənədin icrası və işə tikilməsi barədə qeyd.

Xidməti məktubların tarixi onların imzalandığı gün sayılır.

Xidməti məktubların saxlama müddəti 5 ildir.

İzahat

İzahat – bu sənəddə əməkdaş hər hansı bir tapşırığın icra olunmamasının, əmək və ya istehsalat nizam-intizamı pozuntusunun əsaslarını açıqlayır.

İzahat adətən yazılı formada, standart kağız üzərində tərtib olunur. İzahatda aşağıdakı rekvizitlər olur:

• Qurumun adı;
• Qurumun struktur bölməsinin adı;
• Sənəd növünün adı;
• Sənədin tarixi;
• Sənədin qeydiyyat nömrəsi;
• Mətnin başlığı;
• Sənədin mətni;
• İmza